Nama: Bambang Triguna
NPM: 11112364
Kelas: 2KA09
PERUBAHAN
DAN
PENGEMBANGAN
ORGANISASI
A.
Pengertian
Perubahan dan Pengembangan Organisasi
1. Pengertian
Perubahan Organisasi
Perubahan organisasi (
organization change ) adalah modifikasi substansif pada beberapa bagian
organisasi meliputi jadwal pekerjaan, dasar untuk departementalisasi, rentang
manajemen, mesin – mesin, rancangan organisasi dan lain – lain.
2. Pengertian
Pengembangan Organisasi
Menurut John R. Schermerhorn, Jr.
James G. Hunt, dan Richard N. Osborn dalam bukunya berjudul “ Managing
Organizational Behavior “, pengembangan organisasi adalah penerapan pengetahuan
ilmu perilaku dalam usaha jangka panjang untuk meningkatkan kemampuan
organisasi mengatasi perubahan dalam lingkungan eksternalnya dan meningkatkan
kemampuan memecahkan masalah internalnya.[1] Sedangkan menurut Warren G.
Bennis, pengembangan organisasi adalah suatu jawaban terhadap perubahan, suatu
strategi pendidikan yang kompleks yang diharapkan untuk merubah kepercayaan,
sikap, nilai dan susunan organisasi, sehingga organisasi dapat lebih baik dalam
meyesuaikan dengan teknologi, pasar, dan tantangan yang baru serta perputaran
yang cepat dari perubahan itu sendiri.
Berdasarkan
beberapa ahli definisi pengembangan organisasi dapat disimpulkan yakni
rangkaian kegiatan penataan penyempurnaan yang dilakukan secara terencana dan
terus menerus guna memecahkan berbagai masalah yang timbul sebagai akibat dari
adanya perubahan sehingga organisasi dapat mengatasi perubahan serta
menyesuaikan diri dengan perubahan dengan menerapkan ilmu perilaku yang dilakukan
oleh pejabat dalam organisasi sendiri atau dengan bantuan ahli dari luar
organisasi.
B.
Langkah
– Langkah Perubahan Organisasi
Metode pengembangan perilaku
1.
PROGRAM
GERADI MANAJEMEN
Program yang
mengkombinasikan pelatihan kepemimpinan dan latihan pengembangan kelompok.
2.
PEMBINAAN
TIM
Suatu tehnik
manajemen yg mencakupkan sejumlah metode spesifik untuk membentuk kerja tim
yang efektif, baik didalam maupun di antara kelompok kerja.
3.
PERENCANAAN
KEHIDUPAN
Suatu metode
pengembangan yg mendorong dan memungkinkan orang orang memainkan peran aktif
dalam memadukan karier dan aktivitas kehidupan mereka kearah hasil yang
memuaskan
4.
PELATIHAN
KEPEKAAN
Metode yang
diterapkan secara luas untuk membantu orang orang mempelajari cara peningkatan
ketrampilan antar pribadi mereka.
Metode Pengembangan Struktur
1.
MANAJEMEN
BERDASARKAN SASARAN/MANAJEMEN BY OBJECTIVE (MBO)
Membantu menyediakan
wewenang lebih besar bagi setiap orang untuk menentukan tujuan pekerjaan mereka
2.
SISTEM
Merupakan pendekatan
yg diterapkan secara luas untuk mengembangkan karakteristik desain organik
dalam suatu organisasi
3.
TEKNOLOGI
DESAIN MAPS(multivariate analysis)
Metode mendesain
organisasi berdasarkan hubungan yg dipandang perlu untuk melaksankan tugas
individu
Ada
pula Langkah Perubahan / Transformasi Organisasi yang disampaikan oleh Kotter
yang dikenal dengan Kotter’s 8 Steps Changes Model, yaitu:
1.
Incease Urgency
Menumbuhkan ‘sense of
urgency’ dimana setiap orang akan merasa terdorong untuk segera melakukan
perubahan yang dilakukan. Hal ini dapat dilakukan jika ditemukannya alasan /
faktor yang benar-benar kuat mengapa perubahan perlu dilakukan. Untuk itu perlu
ditunjukkan fakta/ data yang dapat dilihat, dirasakan, disentuh agar
orang-orang mau dan merasa perlu untuk berubah. Jika orang tidak melihat adanya
data / fakta bahwa mereka harus berubah maka yang terjadi adalah orang-orang
tidak akan mau berubah. Mereka akan tetap berada di zona nyaman karena mereka
merasa tidak ada alasan yang kuat untuk berubah. Harus ada rasa ‘keterdesakan’
yang bisa dilihat selain oleh pemimpin juga oleh orang yang dipimpinnya.
2. Build
The Guiding Team
Membantu pembentukan
kelompok yang akan memandu proses perubahan (change agents) yang mempunyai
kapabilitas yang memadai baik dari sisi anggota kelompok maupun metode
pelaksanaannya. Untuk berubah diperlukan orang-orang yang yakin bahwa perubahan
akan mengarah ke arah yang lebih baik. Karena itu perlu dibentuk kelompok yang
tugasnya menunjukkan antusiasme, komitmen, kepercayaan bahwa dengan perubahan
yang akan dilakukan akan menghasilkan hasil yang lebih baik. Mereka inilah
agen-agen perubahan yang akan mendorong orang-orang disekitarnya untuk
mendukung jalannya perubahan. Karena itu perlu dilakukan komunikasi yang rutin
dengan para agen ini agar memantapkan tujuan perubahan, saling mendukung dan
meminimalisir rasa frustasi yang mungkin timbul.
3. Get
The Right Vision
Visi yang sudah ada
harus diterjemahkan dalam bentuk strategi yang menantang untuk dilaksanakan.
Tanpa visi yang jelas, tidak akan ada yang mau mengikuti arah perubahan yang
diusung, kalau pun ada, di tengah jalan mereka akan kehilangan arah. Visi ini
harus dapat dipilah-pilah dalam time frame yang jelas, apakah tahunan,
semesteran, atau triwulan serta dengan melihat pula kemungkinan-kemungkinan
yang terjadi di masa depan. Dengan demikian setiap orang akan dapat melihat
arah yang jelas mengenai tahapan-tahapan yang akan dilakukan dalam bentuk
implementasi sehari-hari.
4. Communicating
for Buy In
Visi dan strategi
yang disampaikan harus komunikasikan sehingga terjadi kesamaan dan pemahaman
yang baik serta dapat diterima di seluruh jajaran. Visi yang baik harus
terkomunikasi dengan jelas dan terarah. Dan yang penting adalah bentuknya
tulus, sederhana, tidak rumit serta memberikan contoh nyata (role model) akan visi
yang sudah diaplikasikan. Perbaikilah saluran-saluran komunikasi yang digunakan
sehingga pesan-pesan yang tidak perlu dapat dieliminir. Dan dapat pula
digunakan teknologi untuk membantu mempercepat proses komunikasi (situs resmi,
internal email blast, dll). Komunikasi yang baik dapat dilakukan dengan cara:
content (metaphor, analogy, simplicity, stories, etc) & context
(repetition, multiple forums, role model, events, etc)
5. Empower
Action
Mengatasi secara
efektif rintangan-rintangan yang timbul yang dapat memantapkan pengalaman dalam
mengelola perubahan sehingga dapat meningkatkan kepercayaan diri. Selain itu
perlu juga dukungan dalam bentuk alat-alat (resources) yang memadai agar semua
orang dapat bertindak untuk mencapai visi. Termasuk pula adalah dorongan agar
team mampu keluar dari pola pikir standar dan dapat ‘keluar’ mengambil
langkah-langkah terobosan yang belum pernah dilakukan sebelumnya.
6. Create
Short Term Win
Meraih
kemenangan-kemenangan kecil /jangka pendek. Karena perubahan pada umumnya tidak
dapat dicapai dalam tempo yang singkat maka dibutuhkanlah milestone-milestone
kecil untuk memberi tanda sudah sampai dimana proses perubahan yang dijalankan.
Karena itu dibutuhkanlah perayaan-perayaan kecil (short term wins) dalam bentuk
pemberian penghargaan agar semangat para
pengusung roda perubahan ini dapat terus dijaga agar tidak redup. Adalah perlu
untuk terus mengupayakan agar semangat para pendukung perubahan ini tetap
menyala karena proses perubahan menuntut stamina fisik & mental dalam waktu
yang panjang. Selain itu, short term wins ini juga memberi isyarat kepada
mereka yang belum ‘bergabung’ untuk dapat bergabung karena inilah ‘jalan’ yang
‘benar’. Akan jauh lebih baik jika ‘perayaan’ meraih kemenangan kecil ini
dilakukan dalam exposure yang luas sehingga ada banyak orang yang menyaksikan
sehingga pada penerima penghargaan ini dapat lebih percaya diri, mantap dan
semakin yakin akan arah yang di tuju.
7. Don’t
Let Up
Jangan berhenti,
lanjutkan terus proses perubahan sebelum visi terwujud. Lakukan terus upaya
untuk meningkatkan sense of urgency sehingga nyala api perubahan tidak redup di
tengah jalan. Selalu tunjukkanlah bahwa proses perubahan ini masih akan
berlanjut sapai tercapainya visi yang dicanangkan. Tetapi, haruslah dicatat
bahwa proses ini jangan sampai membuat kondisi fisik dan emosi terganggu dan
mengorbankan kepentingan pribadi, karena dalam jangka panjang jika ini terjadi,
yang mendapatkan imbasnya adalah proses perubahan itu sendiri. Gunakanlah
momentum-momentum, seperti misalnya pada perayaan hari jadi perusahaan /
peringatan hari besar sebagai alat bantu untuk mengkomunikasikan bahwa
perubahan belum selesai. Lakukanlah -jika perlu- perubahan sistem, struktur,
kebijakan-kebijakan, prosedur hingga kultur organisasi sehingga sesuai dengan
kondisi yang diinginkan.
8. Make
Change Stick
Pastikanlah agar
perubahan tertanam sebagai budaya perusahaan sehingga perubahan benar-benar
mengakar sampai ke struktur organisasi yang paling bawah. John P. Kotter
mengingatkan, bila satu saja tahapan itu dilewati, maka kita hanya akan
menghasilkan apa yang disebutnya sebagai “illusion of speed” (kecepatan maya)
yang dapat menghasilkan perubahan yang tidak sempurna.
C.
Perencanaan
Strategi Pengembangan Organisasi
Perencanaan
strategis adalah suatu rencana jangka panjang yang bersifat menyeluruh,
memberikan rumusan ke mana suatu organisasi/perusahaan akan diarahkan, dan
bagaimana sumberdaya dialokasikan untuk mencapai tujuan selama jangka waktu
tertentu dalam berbagai kemungkinan keadaan lingkungan.
Hasil
dari proses perencanaan strategi berupa dokumen yang dinamakan strategic plan
yang berisi informasi tentang program-program beberapa tahunyang akan datang.
Manajer memerlukan jenis perencanaan khusus yang disebut perencanaan strategis.
Perencanaan strategis ini akan digunakan untuk menentukan misi utama organisasi
dan membagi-bagi sumber daya yang diperlukan untuk mencapainya.
Ada
2 (dua) alasan yang menunjukkan pentingnya Perencanaan Strategis :
a.
Memberikan
kerangka dasar dalam mana semua bentuk-bentuk perencanaan lainnya yang harus di
ambil.
b.
Akan
mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencaaan lainnya.
Dengan
adanya perencanaan strategis ini maka konsepsi perusahaan menjadi jelas
sehingga akan memudahkan dalam memformulasikan sasaran serta rencana-rencana
lain dan dapat mengarahkan sumber-sumber organisasi secara efektif.
Tiap
penerapan perlu merancang variasinya sendiri sesuai kebutuhan,situasi dan
kondisi setempat. Meskipun demikian, secara umum proses perencanaan strategis
memuat unsur-unsur:
a.
Perumusan
visi dan misi
b.
Pengkajian
lingkungan eksternal
c.
Pengkajian
lingkungan internal
d.
Perumusan
isu-isu strategis
e.
Penyusunan
strategi pengembangan (yang dapat ditambah dengan tujuan dan sasaran).
*sources
http://dyahche.blogspot.com/2013/05/perubahan-dan-pengembangan-organisasi.html
http://quickstart-indonesia.com/8-langkah-perubahan-transformasi-organisasi/
http://rizkyfebriyanto.blogspot.com/2013/06/perencanaan-strategi-pengembangan.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar